はじめての複式簿記
青色申告で65万円控除を受けるためには、複式簿記による記帳が必要です。 「複式簿記」と聞くと難しそうに感じるかもしれませんが、基本的な仕組みはシンプルです。 この記事では、個人事業主が知っておくべき複式簿記の基礎を、具体例を交えてわかりやすく解説します。
複式簿記とは
複式簿記は、すべての取引を「借方(かりかた)」と「貸方(かしかた)」の2つの側面から記録する帳簿の方式です。一つの取引が発生すると、必ず2つ以上の勘定科目が同時に変動します。この仕組みにより、お金の動きだけでなく、その原因(何のために使ったのか、どこから入ってきたのか)も同時に記録できます。
たとえば「現金で事務用品を1,000円で購入した」という取引を考えてみましょう。単式簿記(家計簿のような記録方式)では「事務用品代 -1,000円」と記録するだけですが、複式簿記では次のように記録します。
| 借方(左側) | 貸方(右側) |
|---|---|
| 消耗品費 1,000円 | 現金 1,000円 |
このように、借方と貸方の金額は必ず一致します。これを「貸借一致の原則」と呼び、複式簿記の最も基本的なルールです。この原則があるため、記帳ミスを発見しやすく、帳簿の正確性を保つことができます。
借方と貸方の考え方
複式簿記を学ぶ上で最初のハードルとなるのが「借方」と「貸方」の概念です。これらの名称は歴史的な経緯から付けられたもので、日本語の「借りる」「貸す」とは直接関係がありません。覚え方としては、左側が借方、右側が貸方と位置で理解するのが確実です。
借方と貸方にどの勘定科目を記入するかは、勘定科目の種類によって決まります。基本的なルールは以下の通りです。
| 勘定科目の種類 | 増加した場合 | 減少した場合 |
|---|---|---|
| 資産(現金、預金、売掛金など) | 借方(左) | 貸方(右) |
| 負債(買掛金、借入金など) | 貸方(右) | 借方(左) |
| 純資産(元入金など) | 貸方(右) | 借方(左) |
| 収益(売上、雑収入など) | 貸方(右) | 借方(左) |
| 費用(仕入、経費など) | 借方(左) | 貸方(右) |
このルールを覚えれば、どんな取引でも正しく仕訳を起こすことができます。資産と費用は「借方が増加側」、負債・純資産・収益は「貸方が増加側」と覚えておきましょう。
5つの勘定科目分類
複式簿記で使用する勘定科目は、大きく5つに分類されます。すべての勘定科目はこの5分類のいずれかに属し、それぞれが決算書の特定の部分に対応しています。
1. 資産
事業が所有する財産や権利を表します。将来的に経済的な利益をもたらすものです。
例: 現金、普通預金、売掛金、備品、車両運搬具、建物
2. 負債
事業が将来支払わなければならない義務(債務)を表します。
例: 買掛金、未払金、借入金、預り金
3. 純資産(資本)
資産から負債を差し引いた残りで、事業の正味の持ち分を表します。個人事業では「元入金」がこれに該当します。
例: 元入金、事業主借、事業主貸(事業主貸は便宜上この分類に含まれます)
4. 収益
事業活動によって得られた収入を表します。純資産を増加させる要因です。
例: 売上高、雑収入、受取利息
5. 費用
収益を得るためにかかったコストを表します。純資産を減少させる要因です。
例: 仕入高、地代家賃、通信費、水道光熱費、消耗品費、旅費交通費、接待交際費
資産・負債・純資産は「貸借対照表(B/S)」に、収益・費用は「損益計算書(P/L)」に記載されます。この5分類を理解することが、複式簿記の全体像を把握するための第一歩です。
代表的な仕訳パターン
個人事業主がよく使う仕訳パターンをいくつか紹介します。これらの基本パターンを覚えておけば、日常的な取引のほとんどに対応できます。
売上の計上(現金売上)
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 現金 50,000円 | 売上高 50,000円 |
現金(資産)が増加し、売上高(収益)が発生した取引です。
売上の計上(掛売上)
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 売掛金 100,000円 | 売上高 100,000円 |
代金は後日受け取る約束で売上を計上した取引です。売掛金(資産)が増加します。
仕入の計上
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 仕入高 30,000円 | 普通預金 30,000円 |
商品を仕入れて預金から支払った取引です。仕入高(費用)が発生し、普通預金(資産)が減少します。
経費の支払い(電気代を預金から支払い)
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 水道光熱費 8,000円 | 普通預金 8,000円 |
水道光熱費(費用)が発生し、普通預金(資産)が減少した取引です。
預金引き出し(事業用口座から現金を引き出す)
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 現金 50,000円 | 普通預金 50,000円 |
現金(資産)が増加し、普通預金(資産)が減少した取引です。資産同士の入れ替えで、損益には影響しません。
個人的な支出(事業主貸)
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 事業主貸 20,000円 | 普通預金 20,000円 |
事業用の預金から個人的な支出をした場合は「事業主貸」を使います。経費にはなりません。
試算表と決算の関係
日々の仕訳を積み重ねていくと、年度末に「試算表」を作成できます。試算表は、すべての勘定科目の借方合計と貸方合計を一覧にしたもので、帳簿の正確性を検証するためのものです。借方合計と貸方合計が一致していれば、記帳が正しく行われていることを確認できます。
試算表から決算書(損益計算書と貸借対照表)を作成します。具体的には、試算表の各勘定科目を以下のように振り分けます。
| 決算書 | 記載する勘定科目 | 表す内容 |
|---|---|---|
| 損益計算書(P/L) | 収益と費用 | 一定期間の経営成績(いくら儲かったか) |
| 貸借対照表(B/S) | 資産、負債、純資産 | 特定時点の財政状態(何を持っているか) |
損益計算書では、収益(売上など)から費用(仕入、経費など)を差し引いて、その年の利益(所得)を計算します。この所得が確定申告の基礎となる数値です。
貸借対照表は、年度末時点の事業の財産状況を示すもので、「資産 = 負債 + 純資産」という等式が常に成り立ちます。青色申告で65万円控除を受けるには、損益計算書だけでなく貸借対照表も作成して確定申告書に添付する必要があります。
記帳を続けるためのポイント
取引が発生したらその日のうちに記帳する
記帳をためてしまうと、領収書の整理や内容の思い出しに時間がかかります。できるだけ取引が発生した当日に仕訳を入力する習慣をつけましょう。毎日の記帳が難しい場合は、少なくとも週に1回はまとめて記帳する時間を確保するのがおすすめです。
勘定科目は一貫性を保つ
同じ種類の取引には同じ勘定科目を使い続けることが重要です。たとえば、携帯電話料金を「通信費」と「消耗品費」で交互に記帳すると、年間の通信費の推移が正しく把握できなくなります。一度決めた科目は変更しないようにしましょう。
摘要欄を活用する
仕訳の摘要(メモ)欄には、取引先名や取引の内容を簡潔に記載しておきましょう。「電車代」ではなく「○○商事打ち合わせ 電車代」のように具体的に書くことで、後から見返したときに取引内容がすぐにわかります。税務調査の際にも説明がしやすくなります。
ちょうぼっちで複式簿記をはじめよう
ちょうぼっちは、複式簿記の知識がない方でも使える無料のクラウド帳簿アプリです。仕訳テンプレート機能を使えば、よくある取引パターン(売上、仕入、経費の支払いなど)をテンプレートから選ぶだけで正しい仕訳を入力できます。
日々の仕訳データから、損益計算書(P/L)と貸借対照表(B/S)を自動的に生成します。試算表の確認もブラウザ上で行えるため、帳簿の正確性をいつでもチェックできます。
年度末には、青色申告決算書をPDF形式で出力できます。複式簿記による記帳から確定申告書の作成まで、ちょうぼっちが一貫してサポートします。